Im Bereich der Digitalisierung gehen wir neue Wege. Seit einiger Zeit nutzen wir für den gesamten Schriftverkehr mit unseren Mandanten digitale Postfächer. Diese können bequem von Zuhause oder unterwegs abgerufen werden und ermöglichen einen direkten Zugriff auf das Portal KKP.ePost. In diesem Portal werden sämtliche Dokumente chronologisch abgelegt und sind, zum Beispiel bei einem Banktermin, schnell zur Hand. Das spart Zeit und Papier.
Selbstverständlich ist auch bei unserer KKP.ePost für die Sicherheit Ihrer Daten gesorgt. Die Daten werden in Deutschland gespeichert und die Sicherheit wurde von unserem externen Datenschutzbeauftragten von der DATEV geprüft.
Mit diesem Video erhalten Sie einen ersten Einblick in die Welt der KKP.ePost.
Falls Sie schon mit der KKP.ePost arbeiten und Fragen zu deren Anwendung oder Inhalten haben, finden Sie nachfolgend Antworten auf einige der am häufigsten gestellten Fragen. Dieser Bereich wird laufend aktualisiert.
Fragen und Antworten zur KKP.ePost
1. Wo finde ich die App der KKP.ePost?
Die App können Sie sich in den App-Stores von Google oder Apple herunterladen.
2. Wie kann ich in der KKP.ePost-App zwischen den Postfächern „Privat“ und „Praxis“ wechseln?
Im oberen Bereich der App gibt es über die zwei dargestellten Köpfe die Möglichkeit zwischen den Postfächern zu wechseln.
3. Wie kann ich in der Desktop-Version von KKP.ePost zwischen den Postfächern „Privat“ und „Praxis“ wechseln?
Im oberen Bereich gibt es durch Anklicken des Postfachnamens die Möglichkeit zwischen den Postfächern zu wechseln.
4. Wie verschiebe ich Dateien aus meinem E-Mail Postfach nach KKP.ePost, wenn ich mit der KKP.ePost-App arbeiten möchte?
An einer Schnittstelle zwischen den E-Mail-Postfächern und KKP.ePost wird gerade gearbeitet. Derzeit funktioniert es leider nur über einen Zwischenschritt: Dafür speichern Sie die Datei auf Ihrem Mobiltelefon ab. Dann öffnen Sie die KKP.ePost-App und klicken das „+“-Symbol (unten rechts) und wählen „Dokumente hochladen“.
1. Schritt: Anklicken des „+“-Symbols:
2. Schritt: „Dokument hochladen“ wählen:
5. Ich habe mein Passwort vergessen, was nun?
Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben, schreiben Sie eine Mail an info@berater-heilberufe.de mit dem Stichwort „KKp.ePost – Passwort vergessen“. Wir setzen Ihr Passwort dann zurück.
6. Gibt es die Möglichkeit, die Sicherheit für den Zugriff auf KKP.ePost erhöhen?
Sie können eine 2-Faktor-Authentifizierung anlegen. Dafür gehen Sie wie folgt vor:
Klicken Sie oben rechts auf Ihr Kürzel
Dann wählen Sie die Rubrik „Profil“
Wählen Sie den Reiter „Sicherheit“
Wählen Sie die erhöhte Sicherheit:
Nach der Aktivierung der 2-Faktor Authentifizierung muss bei der erstmaligen Anmeldung ein QR-Code mit einer geeigneten APP abgescannt werden (z.B. Google Authenticator). In dem Authenticator wird dann ein PINcode angezeigt, der sich alle 30 Sekunden ändert. Dieser PINcode muss bei jeder Anmeldung zusätzlich eingegeben werden. Um das zu vermeiden, können Sie während der Erstanmeldung angeben, dass das Gerät, von dem Sie sich gerade anmeldet haben, vertrauenswürdig ist. Dann wird an diesem Gerät nur noch Ihr KKP.ePost-Passwort benötigt. Wenn Sie dieses auch entsprechend automatisch eingetragen wird, reicht weiterhin ein Klick um in Ihr KKP.ePost-Fach zu gelangen.
7. Wie kann ich mein Passwort ändern?
Ihr Passwort ändern können Sie, indem Sie oben rechts auf Ihr Kürzel klicken und dann „Passwort ändern“ auswählen.
8. Ist es sinnvoll, sämtliche Informationen über KKP.ePost auszutauschen anstatt per E-Mail?
Wenn Sie eine schnelle Reaktion wünschen, ist dies nicht sinnvoll. Die Dokumente, die bei uns über die KKP.ePost eingehen, werden im Sekretariat verarbeitet und dem zuständigen Mitarbeiter zur Verfügung gestellt. Dies dauert in der Regel deutlich länger, als eine direkte Information per E-Mail an den zuständigen Sachbearbeiter. Sinnvoll ist die Verwendung von KKP.ePost, wenn Sie Daten an uns weiterleiten wollen, die sensibel sind. Die Sicherheit ist bei KKP.ePost gegeben.
9. Wie kann ich Papierdokumente am besten in das KKP.ePost-Fach hochladen?
Am sinnvollsten ist es, diese mit Hilfe der KKP.ePost-App abzufotografieren. Hierfür wählen Sie in der App das Symbol „+“ (unten rechts / siehe Frage Nr. 4) und klicken „Dokument fotografieren“.
10. Ich würde gerne den Benutzernamen ändern, da mir der Vorgegebene zu lang ist (E-Mail Adresse).
11. Kann ich mit der KKP.ePost-App auch Unterlagen für Unternehmen-online scannen?
Unterlagen für Unternehmen-online scannen Sie bitte mit der App „DATEV upload mobil“. Falls Sie die App aus den entsprechenden Stores herunterladen wollen, achten Sie bitte darauf, dass die App von der DATEV ist. Am schnellsten funktioniert es mit der Eingabe „Datev upload mobil“.
12. Warum erscheint der Name des Mannes in der KKP.ePost als Mandant und nicht der Name der Frau?
Die Darstellung leitet sich aus unseren Systemen der DATEV ab. Diese orientieren sich wiederum an der Darstellung durch die Finanzverwaltung. In den Formularen der Finanzverwaltung erscheint bisher immer noch der Ehemann als erster Ansprechpartner. Wenn Sie eine andere Darstellung in der KKP.ePost wünschen, sprechen Sie uns an. Die Darstellung dort ist erfreulicherweise deutlich flexibler als bei der Finanzverwaltung.
13. Ersetzt KKP.ePost Unternehmen-online?
KKP.ePost und „Unternehmen-online“ sind zwei unterschiedliche Produkte. Mit dem Produkt „Unternehmen-online“ laden Sie weiterhin Ihre Praxisbelege hoch. Diese laden Sie bitte nicht in KKP.ePost hoch. Zum Hochladen der Finanzbuchhaltungsbelege nach "Unternehmen-online" verwenden Sie bitte die App „Upload mobil“ der DATEV. Falls Sie die App aus den entsprechenden Stores herunterladen wollen, achten Sie bitte darauf, dass die App von der DATEV ist. Am schnellsten funktionier es mit der Eingabe „Datev upload mobil“.
14. Ich hätte gerne eine Erinnerung an zwei verschiedene E-Mail-Adressen.
Technisch wäre das ohne Probleme möglich, indem wir zwei Benutzer für Sie anlegen. Allerdings würde dies bedeuten, dass Sie zwei verschiedene Anmeldedaten haben, je nachdem, von welchem Account Sie auf KKP.ePost zugreifen. Wir empfehlen daher eine E-Mail Weiterleitung einzurichten, so dass Sie über die erste E-Mail-Adresse die entsprechende Benachrichtigung von uns erhalten und diese dann über die Weiterleitung auch im zweiten Postfach sehen.
15. Wie erkenne ich, wer noch Zugriff auf das Postfach hat?
Klicken Sie oben rechts auf Ihr Kürzel:
Wählen Sie den Reiter „Profil“ und sichten Sie die Verknüpfungen.
16. Was unterscheidet eine verschlüsselte E-Mail und KKP.ePost?
Beide Tools existieren nebeneinander.
Erhalten Sie von uns eine E-Mail, so ist diese grundsätzlich verschlüsselt. Sie loggen sich bei der DATEV ein und können die einzelne E-Mail lesen. Dieses Tool benötigen wir, um Informationen datenschutzkonform Ihnen per E-mail zukommen zu lassen. Dass Sie eine E-Mail von uns erhalten, erkennen sie daran, dass – wie üblich – der Name des Absenders (Mitarbeiter) erscheint.
Erhalten Sie eine Information, dass ein neues Dokument für Sie in KKP.ePost bereitliegt, dann erhalten Sie direkt von KKP.ePost eine E-Mail (Absender: KKP.ePost). Wenn Sie sich auf diesem Portal einloggen, können Sie sämtliche Korrespondenz sehen, die über dieses Postfach ausgetauscht wurde. Eine Einzelentschlüsselung jeder Nachricht entfällt.
Beide Tools ergänzen sich, da beide keine vollumfängliche Kommunikation ermöglichen. Informationen per E-Mail sind aufgrund unserer internen Prozesse schneller beim zuständigen Sachbearbeiter. Dafür müssen Sie bei E-Mails, die Sie von uns erhalten, jede einzelne E-Mail separat entschlüsseln.
Die KKP.ePost ermöglicht, dass nicht jede einzelne Nachricht entschlüsselt werden muss und Informationen trotzdem schnell ausgetauscht werden können. Aufgrund der Idee, dass es sich dabei um ein Postfach handelt, hinter denen die entsprechenden Benutzer definiert sind, können über diesen Weg keine weiteren Personen in Kopie genommen werden oder Personen angeschrieben werden, die nicht in KKP.ePost angelegt sind.
17. Wird der Datenschutz eingehalten?
Bei KKP.ePost handelt es sich um eine Software der Firma TrustStone Software GmbH. Die Firma hat Ihren Sitz in Hamburg. Die Frage, ob durch die Software und die entsprechend abgeschlossenen Verträge die Regeln der Datenschutzgrundverordnung eingehalten werden, haben wir von unserem externen Datenschutzbeauftragten der DATEV überprüfen lassen. Es gab keine datenschutzrechtlichen Bedenken.
18. Ist es möglich, die Ordnerstruktur zu ändern?
Dies ist in Grenzen möglich. Sprechen Sie uns hierfür an. Wir prüfen, ob das in Ihrem Fall sinnvoll ist.
19. Wie kann ich die Ansicht meines PDF-Dokumentes vergrößern?
Falls sich das Dokument nicht durch Auseinanderziehen mit zwei Fingern vergrößern lässt: Bei einigen Apps funktioniert das Vergrößern mit einem + Zeichen in der oberen rechten Ecke.
20. Kann ich mehrere Dokumente gleichzeitig herunterladen?
Das ist möglich. Wie es funktioniert erfahren Sie in diesem Klick-Tutorial: https://berater-heilberufe.readyplace.net/tutorial/61b84e974c3477007874ba4b
21. Warum funktioniert der Download vom Handy mit meiner App nicht?
Momentan ist es noch nicht möglich, Dokumente aus der App herunterzuladen. Verwenden Sie hierfür bitte Ihren PC.
22. Warum sehe ich nur eine leere Seite, wenn ich meine KKP.ePost mit dem Handy abrufen will?
Das kann daran liegen, dass Sie nicht mit der aktuellsten Version des Betriebssystems Ihres Handys arbeiten. Entweder Sie aktualisieren Ihr Handy oder öffnen Ihre Post auf Ihrem Laptop oder Rechner.
23. Gibt es eine Möglichkeit, vom Handy aus Dokumente aus der KKP.ePost auszudrucken?
Das funktioniert nicht aus der App, sondern nur über den Browser. Dafür gehen Sie wie folgt vor:
1. Rufen Sie im Browser Ihres Handys die Seite www.berater-heilberufe.de auf und klicken dort auf das Symbol mit dem Briefumschlag.
2. Melden Sie sich mit Ihren Login-Daten an:
3. Wählen Sie das zu druckende Dokument aus (nachfolgend ein Beispiel):
4. Öffnen Sie das Schreiben und klicken Sie auf den gelb umkreisten Button.
5. Wählen Sie einen Drucker aus.
6. Hier müsste jetzt ein via Blutooth erreichbarer Drucker angezeigt werden, auf dem dann gedruckt werden kann.
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